SMM ISO 9001 Klausul 5

Klausul 5. Tanggung Jawab Manajemen

Klausul ini menekankan pada komitmen manajemen puncak (top management commitment). Manajemen organisasi harus memberikan komitmen menuju pengembangan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 melalui hal-hal berikut:

• mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya memenuhi kebutuhan pelanggan juga memenuhi peraturan-peraturan hukum yang berkaitan,
• menetapkan kebijakan mutu,
• menjamin bahwa tujuan-tujuan manajemen telah ditetapkan,
• melakukan peninjauan ulang manajemen (management review),
• menjamin ketersediaan sumber daya-sumber daya.

Klausul 5.2 Fokus Pelanggan

Manajemen puncak harus menjamin bahwa kebutuhan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan peningkatan kepuasan pelanggan (klausul 7.2.1 dan klausul 8.2.1).

Klausul 5.3 Kebijakan Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa manajemen mutu:

1. sesuai dengan tujuan dari organisasi,
2. mencakup pernyataan komitmen agar sesuai dengan persyaratan-persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan efektivitas dari sistem manajemen,
3. memberikan kerangka kerja untuk penetapan dan peninjauan ulang tujuan-tujuan mutu,
4. dikomunikasikan dan dipahami di dalam organisasi,
5. ditinjau ulang untuk kesesuaian yang berkelanjutan.

Klausul 5.4 Perencanaan

Klausul 5.4.1 Tujuan Mutu

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen organisasi harus menetapkan tujuan-tujuan mutu, pada fungsi dan tingkat (level) yang relevan di dalam organisasi yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 (klausul 7.1 poin a). Tujuan-tujuan kualitas harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu untuk peningkatan terus menerus. Gaspersz (2012:h.43) menyarankan untuk menggunakan konsep SMART (Specific, Measurable, Achievable, Result oriented, Timely) ketika menetapkan tujuan-tujuan mutu, yang berarti: tujuan-tujuan kualitas harus ditetapkan secara Spesifik (bukan bersifat umum), Dapat diukur, Dapat dicapat, Berorientasi pada pencapaian hasil, dan ketepatan waktu untuk mencapai tujuan itu.

Klausul 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Manajemen puncak harus menjamin bahwa:

1. perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan agar memenuhi persyaratan yang diberikan dalam klausul 4.1, juga tujuan kualitas, dan
2. integrasi dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 tetap terpelihara apabila perubahan-perubahan pada sistem manajemen mutu itu direncanakan dan diimplementasikan.

Klausul 5.5 Tanggung Jawab, Kewenangan, dan Komunikasi

Klausul 5.5.1 Tanggung Jawab dan Kewenangan

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus menjamin bahwa tanggung jawab dan wewenang didefinisikan dan dikomunikasikan didalam organisasi.

Klausul 5.5.2 Wakil Manajemen

Manajemen puncak harus mengangkat secara formal seorang anggota manajemen yang bebas dari tanggung jawab lain, dan memiliki kewenangan yang didefinisikan secara tegas dan jelas, untuk menjamin efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001. Dengan demikian wakil manajemen harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi:

1. jaminan bahwa proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara,
2. laporan kepada manajemen puncak tentang kinerja dari sistem manajemen mutu, termasuk kebutuhan-kebutuhan untuk peningkatan,
3. jaminan promosi kesadaran tentang usaha-usaha untuk memenuhi kebutuhan pelanggan ke seluruh organisasi.

Klausul 5.5.3 Komunikasi Internal

Manajemen puncak harus menjamin bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi dan bahwa komunikasi itu berkaitan dengan upaya-upaya pencapaian efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Klausul 5.6 Peninjauan Ulang Manajemen

Klausul 5.6.1 Umum

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan menetapkan serta merencanakan periode waktu peninjauan ulang manajemen agar menjamin keberlangsungan kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas dari Sistem Manajemen Mutu. Peninjauan ulang ini harus mencakup penilaian kesempatan-kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan untuk perubahan-perubahan Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebijakan mutu dan tujuan-tujuan mutu. Catatan-catatan dari peninjauan ulang manajemen harus dipelihara (klausul 4.2.4).

Klausul 5.6.2 Input Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa input peninjauan ulang manajemen harus meliputi kinerja sekarang dan kesempatan untuk peningkatan terus menerus, yang berkaitan dengan:

• hasil-hasil audit,
• umpan balik pelanggan,
• kinerja proses dan kesesuaian produk,
• status dari tindakan korektif dan preventif,
• tindak lanjut dari peninjauan ulang manajemen yang lalu,
• perubahan-perubahan yang dapat memperngaruhi Sistem Manajemen Mutu, dan
• rekomendasi-rekomendasi untuk peningkatan.

Klausul 5.6.3 Output Peninjauan Ulang

Klausul ini menyatakan bahwa output peninjauan ulang manajeman harus mencakup keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang berkaitan dengan:

1. peningkatan efektivitas Sistem Manajemen Mutu beserta proses-prosesnya,
2. peningkatan produk yang terkait dengan kebutuhan pelanggan,
3. sumber daya-sumber daya yang diperlukan.

Lanjutkan Membaca...